各部门、各单位：

学院当前正处在建设改革发展的关键时期，为进一步规范召开院长办公会议，提高议事效率和决策水平，确保学院各项工作顺利开展，根据学院主要领导的要求，现对召开院长办公会议相关事项规范如下：

一、议题报送时间

各部门需提交院长办公会的议题，必须要在院长办公会召开前一个月按要求报送到学院办公室审核，例如会议时间定在12月30日，则议题必须在11月30日前提交。

二、院长办公会召开时间安排

院长办公会原则上每月召开一次，时间一般为每月最后一个星期的星期四上午。如有较多需及时提交院长办公会审定的议题，当月可增加召开一次会议；如有特急的需院长办公会审定的议题，可根据实际情况特事特办，随时召开一次院长办公会议。

三、院长办公会议题审核

学院办公室根据《广东省普通高等学校校长工作规定》第四章“校长办公会议”及《广东省普通高等学校贯彻执行 “三重一大”决策制度的暂行规定 》中有关要求对各部门提交的院长办公会议题进行审核，达到上会要求的政府采购项目及工程项目必须附有专家论证报告，对不符合规定的议题予以退回，对材料不完整的议题要求提交部门补充完整后重新提交审核。

四、院长办公会议议题申报流程

部门准备议题及相关材料，填写《茂名职业技术学院院长办公会议题审批表》（此表可在学院办公室网页下载专区下载）→部门负责人审核签字→部门报送分管院领导审核签字→部门将分管院领导批示同意的议题及材料1份报送学院办公室审核→学院办公室将议题汇总报送院长审定，经院长签字同意后正式确定为院长办公会议题→学院办公室通知提请部门复印报送有关书面材料（份数：10+提请部门+建议列席部门数），并将报来的议题和材料汇总装订成册，会前一天分发参会领导，并将会议召开的时间和地点通知参会人员及列席人员。

五、有关要求

1.办公会议题必须严格按照本通知要求的时间准时报送。对不按时提交的议题，学院办公室不予受理。若因此导致工作受到影响，将严肃问责相关部门领导。

2.各部门需要提交会议研究的事项，应根据部门工作职能归口到学院相关部门，由相关部门提交议题。

3.提交会议研究的材料必须真实准确、叙述清晰、条理分明。需提请会议研究的事项必须明确，需提供的资料必须完备。需要作出决定的事项，要有明确、具体、可供选择的建议方案。

4.提交会议研究的议题，上会前应协商一致，要按议题涉及范围的相关部门，事先征求相关部门意见，经过充分的沟通和协商并取得一致意见。相关部门负责人要在有关书面材料上签字确认。

5.议题提交学院办公室审核前，议题提交部门必须要向分管院领导汇报清楚详细内容，在分管院领导审核同意并签字后才可上报。

6.议题一题一表，若有多个议题，请分别填写。上会材料由议题提请部门自行印制。材料一律用A4纸双面印刷（复印）、左侧装订。打印材料推荐用4号宋体字（行间距设为固定值25磅）。报送份数 = 10份+提请部门+建议列席部门数。

7.提交上会的相关材料必须按要求提前报送学院办公室。若议题材料涉及保密事项或因特殊原因难以提前报送的，可在开会时将有关材料带到会场。涉及保密内容的材料会后由提交议题部门收回。

8.有关部门主要负责人要按照要求列席院长办公会议，部门主要负责人不能与会，要事先向学院办公室请假，经批准后可由副职或相关人员代替列席。未经批准的其他人员不得随意进入会场。

9.学院办公室负责院长办公会的会务组织工作。负责会议通知、会场安排、会务服务、会议记录及整理归档、会议纪要的编写印发等工作。

以上通知，请严格遵照执行。

附件：茂名职业技术学院院长办公会议题审批表（此表可在学院办公室网页下载专区下载）

茂名职业技术学院办公室  

2014年12月23日