茂名职业技术学院
采购合同履约和验收管理暂行办法
（茂职院〔2017〕112号 2017年10月13日印发）
第一条 为规范学校采购履约验收行为，加强采购合同执行的监督管理，依据《茂名市政府采购合同履约和验收管理办法》、《茂名职业技术学院合同管理办法》等相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校采购货物、工程或服务的合同履约验收管理工作，适用本办法。
实行招投标的政府采购工程项目合同履约验收管理工作按照有关法律法规执行。
对于大型、复杂、或者采购金额在200万元（含）以上的采购合同，按《茂名市政府采购合同履约和验收管理办法》相关规定执行。
对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购项目，不适用本办法，其履约验收应按相关法律法规的规定执行。
第三条 本办法所指采购合同履约验收是指学校组织履约验收小组，对供应商履行政府采购合同情况及结果进行验收，以确认其所提供货物、工程或服务是否符合采购合同约定标准和要求的活动。
第四条 纪检监察审计室为学校采购合同履约和验收工作的综合监督管理部门，负责按规定监督本办法执行情况并组织实施采购金额5万元（含）以上的合同履约验收及1万元（含）以上的质保金支付前复检工作。
资产管理部门是采购合同履约的管理职能部门，负责监督、协调采购需求部门全面执行合同约定，实现合同目的，加强资产管理，维护学校利益，并负责组织实施3000元（含）以上、5万元以下的合同履约验收及1000元（含）以上、1万元以下的质保金支付前复检工作。
采购需求部门是采购合同履约的直接责任部门，采购需求部门负责人及其项目负责人负有监督供应商严格履行合同义务、全力维护我方合法权益的责任，并负责组织实施采购金额3000元以下的合同履约验收及1000元以下的质保金支付前复检工作。
第五条 采购合同是学校采购项目履约验收及付款的依据。学校采购合同内容的确定应以采购计划及招投标（谈判、磋商、询价）文件和中标（成交）文件为基础，不得违背其实质性条款。
第六条 学校和供应商必须全面、准确、及时地履行采购合同。任何一方当事人均不得擅自变更、中止或终止采购合同。
采购合同继续履行将损害学校利益的，双方当事人应当变更、中止或终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
合同变更、中止或终止，由采购需求部门按《茂名职业技术学院合同管理办法》的规定办理。
供应商不得采取转包方式履行采购合同。
采购合同约定可以分包的，应当按照合同规定的条件、内容及方式进行；采购合同未约定分包的，供应商如采取分包方式履行合同，应当经学校同意，并于分包前10天向学校提供所有与该合同相关的全部分包合同。供应商就采购项目和分包项目向学校负责，分包供应商就分包项目承担责任。
第七条 采购合同履约验收按以下程序进行：
（一）提出验收申请。
1.供应商按照合同约定期限履行合同后，向学校采购需求部门提出验收申请。
供应商因客观原因不能按照合同约定期限提出验收申请的，应积极与采购需求部门及资产管理部门沟通并书面提出延期验收申请，由采购需求部门及资产管理部门提出处理意见并报分管学校领导批准。对采购金额5万元以上的采购项目，还要经纪检监察审计室核实后提出处理意见并报送分管学校领导批准。
2.采购需求部门收到供应商提出的验收申请后，应对采购合同履约情况进行检查。对采购金额5万元以上的项目，应报请资产管理部门进行联合检查。
对检查不通过、不具备验收条件的项目，采购需求部门应书面通知供应商限期整改，整改完成后再重新检查。
对检查通过、具备验收条件的项目，由采购需求部门填写《合同履约验收申请表》并收集招标采购文件、合同、合同变更协议、往来函件等与合同履行有关的文件资料，按权限报送资产管理部门或纪检监察审计室。
（二）组织验收小组。
1.由纪检监察审计室组织验收的项目，验收小组由采购需求部门代表、资产管理部门代表、财务管理部门代表、招标部门代表、纪检监察审计室代表、相关领域专家等不少于5人组成。验收小组组长由相关领域专家担任。
由资产管理部门组织验收的项目，验收小组由采购需求部门代表、资产管理部门代表等不少于3人组成，必要时可邀请相关领域专家参加。验收小组组长由资产管理部门代表或相关领域专家担任。
由采购需求部门验收的项目，由采购经手人之外的1人或以上人员进行验收。
相关领域专家原则上由纪检监察审计室在学校评审专家库中采用抽取的方式产生或经分管领导批准邀请校外专家参与。专家抽取过程由招标部门代表进行监督。
2.直接参与采购项目方案制定、评标、定标的人员不得作为验收小组的负责人。
3.验收人员应遵守政府采购法律法规有关的保密制度和回避制度。验收人员与供应商有利害关系的，应主动提出回避。曾参与验收项目评审的专家、采购招标经办的工作人员不得参与该合同的验收工作。
4.验收人员应坚持原则，客观公正地独立提出验收意见并对自己签认的验收意见负责。验收人员验收意见与事实不符，损害学校合法权益的；或者验收人员在验收中发现问题未及时反映，私自与供应商协商，损害学校合法权益的，应当承担相应的法律责任。
（四）开展验收活动。
1.资产管理部门、纪检监察审计室收到验收申请后，根据工作安排确定验收时间并通知采购需求部门，由采购需求部门通知供应商在约定时间到达验收现场。供应商应该到达现场而不到达的，不予验收。
2.验收小组应在进行验收前熟悉项目情况，讨论确定验收方案及计划。验收小组应当将供应商提供的货物、工程或服务数量、质量、性能、技术参数、功能等与采购合同、招标（谈判、磋商、询价）文件、中标（成交）文件和采购记录认真核对，现场检验工程完工情况、设备运行状况或货物、服务质量，并在全面验收的基础上，重点审查本办法第八条所列事项。
（五）出具验收报告。
1.验收报告应当明确所验收项目是否合格。不合格的应写明事实依据，要求履约供应商限期达到合同要求，并要求供应商应承担给学校造成的相关损失。
2.验收小组在验收中发现供应商有违背采购合同约定情形的，应当在验收报告上填写注明，并报请纪检监察审计室处理。
3.验收小组全体人员要在验收报告上签字确认，并加盖单位公章。验收小组成员中有国家认可的质量检测机构的，验收报告还应加盖该检测机构公章。
4.验收报告一式四至六份，财务管理部门、资产管理部门、招标部门及采购代理机构（限招标部门处理的项目）、供应商、纪检监察审计室各存一份。由资产管理部门组织验收的项目，应将验收报告一份送纪检监察审计室备案。
财务管理部门以合格的验收报告及采购合同作为付款依据。
第八条 验收工作重点：
（一）审查采购合同是否与招标（采购）文件和中标（响应）文件一致；
（二）审查追加项目的理由是否充足，追加项目是否履行报批手续，追加金额是否在政府采购法规定的10％以内；
（三）审查供应商提供的货物、工程、服务是否与招标（采购）文件和中标（响应）文件一致；
（四）审查是否按政府采购合同规定支付相关款项，是否有故意延迟、克扣或者超标准支付相关款项。
第九条 验收争议的处理：
（一）在验收过程中，学校与供应商双方就采购合同内容发生争议，经协商无效的，按照采购合同约定的方法解决；采购合同没有约定的，由学校按照合同法或者有关的法律法规予以解决。
（二）在验收过程中，验收小组成员意见不一致时，应将不同意见形成书面材料提交分管学校领导，由分管学校领导进行协调处理。
第十条 采购合同验收工作的专家劳务费用由学校承担，具体标准按照学校相关规定执行。
第十一条 在质保期内，采购需求部门、资产管理部门发现履约供应商提供的工程、货物或者服务存在质量问题，或者属于假冒伪劣产品等重大可疑情况的，以及履约供应商在维护、维修等售后服务方面违反合同约定或服务要求的，应及时书面向纪检监察审计室反映。
第十二条 采购合同约定的质保金返还期限届满前不少于1一个月，采购需求部门应当按照本办法第四条的规定，提请负责组织复检的相关部门对货物、工程、服务的质量情况进行复检。复检的重点包括供应商提供的工程、货物或者服务的质量情况以及供应商在维护、维修、更换、重做等售后服务方面履行合同约定的情况。复检发现问题，应及时联系供应商按合同质保要求履行相应义务。复检合格，才能按合同约定向供应商返还质保金。
第十三条 纪检监察审计室对采购需求部门、资产管理部门反映以及复检过程中发现的问题，应该牵头有关部门按《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规及时处理。
属于违反政府采购合同问题的，应当书面向茂名市财政部门反映，并及时与供应商进行交涉，追究违约责任。
涉嫌违法的，应及时移交工商、质量监督等行政执法部门，并配合行政执法部门予以查处；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
第十四条 参与验收人员有下列情形之一的，有关部门应提请纪检监察审计室处理；涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
（一）与供应商或其他采购相关人员、验收人员恶意串通的。
（二）接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的。
（三）监督检查中提供虚假情况的。
（四）其他法律法规规定的情形。
第十五条 纪检监察审计室根据工作需要可以对学校年度内采购项目合同履约和验收情况进行监督检查。
第十六条 本办法由学校授权纪检监察审计室负责解释。
第十七条 本办法自发布之日起施行。
