茂名职业技术学院合同管理暂行规定
第一章 总则
第一条 合同（含协议，下同）是确保学院经济活动顺利进行的重要文件，合同一经依法订立，即具有法律约束力。为保障学院经济工作能够规范高效地开展，确保合同订立、履行、变更、管理的合法准确和严谨全面，现依据《中华人民共和国合同法》及有关政策法规，结合学院实际，制定本规定。
第二条 凡属学院基本建设项目合同（含建筑安装维修施工类合同，设计、咨询、监理、代理、网络工程等服务类合同）、各种材料设备采购供应类合同、教学合同、科研合同、图书教材合同和师资引进、人事管理、人员培训、后勤服务合同及相关的补充协议，均属本规定管辖范围。
第二章 合同管理职责分工
第三条 学院办公室负责学院合同的用印和归档工作；各类合同的相关执行单位为合同主办单位；财务科负责合同收付条款的审批与执行；纪检监察审计室负责合同管理的审订、监督工作；学院聘请的法律顾问由学院办公室直接联系、管理，协助做好合同的拟定、审查等工作，提供专业法律意见。
第四条 学院基本建设项目合同（含建筑安装维修施工类合同，网络工程、设计、咨询、监理、代理等服务类合同）、房屋租赁合同和物资设备、医疗器械药品采购合同、后勤产业承包合同由总务处主办。
第五条 融资、银行业务、政府审计、咨询等中介服务合同由财务科主办；工程预决算外审等合同由纪检监察审计室主办；科研服务类合同由教务处主办；教学设备、材料采购合同由总务处主办；国内联合办学合同由教务处、成人教育部主办；图书教材类合同由教务处主办；法律顾问工作、国际交流合同由学院办公室主办。
第六条 学院的人事、劳动关系合同由人事处主办；学生保险合同由学生处主办。
第七条 学院内部其他承包合同按照标的不同由相应的职能部门主办。
第八条 各类合同的补充合同、补充协议由原各主办单位办理。
第九条 合同文本由学院讨论确定，结合各项目的具体要求拟订。
第十条 以上各具体合同的分管单位及职责，以学院机构设置单位职责为准。
第三章 合同的订立
第十一条 合同签订的总体要求
（一）订立合同必须遵守国家法律、法规，不得损害国家利益、社会公共利益和学院利益。
（二）订立合同必须采用书面形式。
（三）实行合同示范文本制度。在合同文本的使用方面，凡政府有关部门或行业已有统一示范文本的，执行统一示范文本并补充有关专用条款。
（四）确定合同价款（或暂定合同价）时，应以包含投标取价、有关政策依据说明并按规定程序审定的报价书为准，并将有关书面依据作为合同附件。
（五）所有合同的商务条款（即收付款条款）由财务科负责。
（六）基建合同的技术条款由总务处负责，合同相关部门做好技术条款的审核；教学设备购置合同的技术条款由总务处负责，行政设备购置合同的技术条款由总务处负责。
（七）基建合同的工程建设施工管理相关条款由总务处负责。
（八）所有合同当事人主体资格的审查由纪检监察审计室和主办部门负责，法律顾问予以协助。不得与超越经营范围的单位签订合同，也不得与非授权代表或超越代理权限的人签订合同。签订合同时，应当要求对方提交《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托证明书》，最近工商年检记录的《企业法人营业执照》，相应的建设施工、设计或其他服务类资质证书。
（九）所有合同一律以“茂名职业技术学院”作为我方当事人，并在合同文本上加盖学院合同专用章或学院行政印章。严禁以各单位或个人名义签订合同或者在合同文本上加盖本单位印章。
（十）除学院法定代表人亲自签订合同外，学院其他人员代为签订合同必须取得学院法定代表人的书面授权，每份合同的补充合同（协议）也必须取得学院法定代表人的书面授权。
第十二条 合同的审批和签订程序
（一）主办单位负责牵头组织洽谈合同有关事项。
（二）法律顾问应参与合同文件的拟定、初审等工作。
（三）属省、市招标项目的按省、市规定执行
（四）属学院招标项目的，学院招标投标工作领导小组在发布的招标文件中应附有合同通用条款和专用条款，在项目招标方案制定的同时，要重点制定合同专用条款，并完成报批。在确定中标单位后，对招标文件内附有的合同加以完善补充形成正式合同稿，由主办单位召集中标人及其他有关人员进行洽谈，在不改变实质性条款的前提下，按洽谈意见对合同稿修改后，将合同稿件及相关资料按照《合同会签表》的格式要求进行会签。主办单位向学院报送审查时必须将评标报告、中标单位投标文件、有关问题澄清资料和中标通知书一并提交。
（五）非招标项目由各主办合同单位、使用单位会同纪检监察审计室、财务科、法律顾问依据学院讨论确定的通用版本，结合各项目的具体要求拟订合同稿，召集合同对方及其他有关人员进行洽谈后办理会签。非招标项目的签订必须将合同文稿会签表及有关会签原始资料随对单位已经签章的合同文本一并提交学院办公室。
（六）合同报批程序为：主办单位提交合同文本——有关单位会签——纪检监察审计室、法律顾问初审——财务科复审——分管院领导（或院长办公会议）签（审）批——学院法定代表人签批。各单位应严格执行合同报批程序，各合同会签部门或责任人必须在合同会签表意见栏内表示明确意见（同意、不同意或其它具体意见），只签名不表示意见的视作同意（并承担相应责任）。报批完成后，办理合同签订手续，由学院法定代表人授权签订或由学院法定代表人亲自签订。
第四章 合同的执行与监督
第十三条 合同的主办或协办单位为合同的执行、督促单位。
第十四条 合同主办单位要严格监督合同对方执行合同条款，并及时通知相关单位协助执行。
第十五条 各相关单位有义务根据合同约定和执行（分管或监督）单位的要求，协助合同的执行与督促工作。
第十六条 合同执行单位要定期通报合同执行情况，对违约行为及时提出处理意见，提交学院领导，并告知纪检监察审计室。
第五章 合同变更
第十七条 由于设计变更或工地现场工程量签证引起建筑安装施工合同总价5％或以上变化的，必须订立变更协议。合同约定的设计和施工工期出现主线工期超过10天以上，次线工期超过20天以上，也必须订立变更补充协议。
第十八条 设计合同、采购合同、服务合同的变更按该合同约定的条款执行。
第十九条 合同变更的审批程序按照合同订立的审批程序执行。
第六章 合同价款的支付
第二十条 合同执行过程中必须按合同约定付款，并按学院规定的审批流程办理付款手续。
第二十一条 严禁私自处理合同各种应收应付款项或各种形式的以收抵支、以支抵收等行为。
第七章 合同的索赔处理
第二十二条 合同对方提出索赔，相关单位应在合同规定时限内以书面形式报知纪检监察审计室，并提交索赔依据资料。有关单位对索赔事实加以分析确认后加具书面处理意见，再由纪检监察审计室协商有关单位提出索赔处理意见，报学院领导批准。
第二十三条 如果合同对方违约，合同执行部门必须立即要求对方纠正，并收集对方违约及造成我方损失的证据，提出索赔方案，交纪检监察审计室追究对方的违约责任。
第二十四条 在合同履行过程中与对方发生纠纷，执行单位应与对方协商，协商结果经学院领导批准后执行。如对方不愿协商或者协商不成，报纪检监察审计室依法处理。
第八章 合同的归档与跟踪管理
第二十五条 所有已订立的合同文本我方均须留正副本原件一式三份，其中：学院办公室按档案管理规定保存正本，纪检监察审计室、财务科、主办单位各持一份副本。
第二十六条 合同的跟踪管理由主办单位（通常也是执行单位）负责。纪检监察审计室有义务提醒和督促执行单位做好跟踪管理工作，并有权对执行单位在合同跟踪管理方面的不足提出督办意见。
第二十七条 对合同的补充（如补充协议）、变更、索赔等相关的书面材料在处理完毕后及时归入学院办公室。学院办公室要将相关复印件与原合同档案统一保管，以便日后调阅。
第二十八条 所有合同编号、名称、时间、当事人等要素由纪检监察审计室进行登记，使用合同管理软件并建立电子档案，以便查询、执行和跟踪管理。
第二十九条 合同编号由六部分组成，如2005年9月与某设计公司签订的设计合同可以表述如下：茂名职业技术学院—主办单位—200509—B—设计—001。
第一部分为“茂名职业技术学院”；
第二部分为主办单位；
第三部分为订立年月；
第四部分为合同分类：A—建筑安装施工类合同，B—勘探、设计、监理、咨询、代理及其他服务类合同，C—设备材料采购供应类合同，D—其他类合同；
第五部分为合同关键词，通过关键词可以快迅检索以上四大类合同中的具体名称；
第六部分为合同序号。
第三十条 各主办单位应按月定期将合同执行情况，尤其是收付款情况、执行制度、变更情况、违约处理、索赔等信息进行汇总报纪检监察审计室，以便监控。
第九章 其他规定
第三十一条 为提高工作效率，各单位应通力合作，按会签表中的时间要求参加会审，不得延误。一切违反国家法律、法规和本规定，损害学院的行为，有关直接责任人将被追究经济责任和行政责任；对情节严重并构成犯罪者，移交司法机关处理。
第十章 附则
第三十二条 本规定自公布之日执行。
第三十三条 本规定由学院授权纪检监察审计室负责解释。
茂名职业技术学院合同管理暂行规定
第一章 总则
第一条 合同（含协议，下同）是确保学院经济活动顺利进行的重要文件，合同一经依法订立，即具有法律约束力。为保障学院经济工作能够规范高效地开展，确保合同订立、履行、变更、管理的合法准确和严谨全面，现依据《中华人民共和国合同法》及有关政策法规，结合学院实际，制定本规定。
第二条 凡属学院基本建设项目合同（含建筑安装维修施工类合同，设计、咨询、监理、代理、网络工程等服务类合同）、各种材料设备采购供应类合同、教学合同、科研合同、图书教材合同和师资引进、人事管理、人员培训、后勤服务合同及相关的补充协议，均属本规定管辖范围。
第二章 合同管理职责分工
第三条 学院办公室负责学院合同的用印和归档工作；各类合同的相关执行单位为合同主办单位；财务科负责合同收付条款的审批与执行；纪检监察审计室负责合同管理的审订、监督工作；学院聘请的法律顾问由学院办公室直接联系、管理，协助做好合同的拟定、审查等工作，提供专业法律意见。
第四条 学院基本建设项目合同（含建筑安装维修施工类合同，网络工程、设计、咨询、监理、代理等服务类合同）、房屋租赁合同和物资设备、医疗器械药品采购合同、后勤产业承包合同由总务处主办。
第五条 融资、银行业务、政府审计、咨询等中介服务合同由财务科主办；工程预决算外审等合同由纪检监察审计室主办；科研服务类合同由教务处主办；教学设备、材料采购合同由总务处主办；国内联合办学合同由教务处、成人教育部主办；图书教材类合同由教务处主办；法律顾问工作、国际交流合同由学院办公室主办。
第六条 学院的人事、劳动关系合同由人事处主办；学生保险合同由学生处主办。
第七条 学院内部其他承包合同按照标的不同由相应的职能部门主办。
第八条 各类合同的补充合同、补充协议由原各主办单位办理。
第九条 合同文本由学院讨论确定，结合各项目的具体要求拟订。
第十条 以上各具体合同的分管单位及职责，以学院机构设置单位职责为准。
第三章 合同的订立
第十一条 合同签订的总体要求
（一）订立合同必须遵守国家法律、法规，不得损害国家利益、社会公共利益和学院利益。
（二）订立合同必须采用书面形式。
（三）实行合同示范文本制度。在合同文本的使用方面，凡政府有关部门或行业已有统一示范文本的，执行统一示范文本并补充有关专用条款。
（四）确定合同价款（或暂定合同价）时，应以包含投标取价、有关政策依据说明并按规定程序审定的报价书为准，并将有关书面依据作为合同附件。
（五）所有合同的商务条款（即收付款条款）由财务科负责。
（六）基建合同的技术条款由总务处负责，合同相关部门做好技术条款的审核；教学设备购置合同的技术条款由总务处负责，行政设备购置合同的技术条款由总务处负责。
（七）基建合同的工程建设施工管理相关条款由总务处负责。
（八）所有合同当事人主体资格的审查由纪检监察审计室和主办部门负责，法律顾问予以协助。不得与超越经营范围的单位签订合同，也不得与非授权代表或超越代理权限的人签订合同。签订合同时，应当要求对方提交《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托证明书》，最近工商年检记录的《企业法人营业执照》，相应的建设施工、设计或其他服务类资质证书。
（九）所有合同一律以“茂名职业技术学院”作为我方当事人，并在合同文本上加盖学院合同专用章或学院行政印章。严禁以各单位或个人名义签订合同或者在合同文本上加盖本单位印章。
（十）除学院法定代表人亲自签订合同外，学院其他人员代为签订合同必须取得学院法定代表人的书面授权，每份合同的补充合同（协议）也必须取得学院法定代表人的书面授权。
第十二条 合同的审批和签订程序
（一）主办单位负责牵头组织洽谈合同有关事项。
（二）法律顾问应参与合同文件的拟定、初审等工作。
（三）属省、市招标项目的按省、市规定执行
（四）属学院招标项目的，学院招标投标工作领导小组在发布的招标文件中应附有合同通用条款和专用条款，在项目招标方案制定的同时，要重点制定合同专用条款，并完成报批。在确定中标单位后，对招标文件内附有的合同加以完善补充形成正式合同稿，由主办单位召集中标人及其他有关人员进行洽谈，在不改变实质性条款的前提下，按洽谈意见对合同稿修改后，将合同稿件及相关资料按照《合同会签表》的格式要求进行会签。主办单位向学院报送审查时必须将评标报告、中标单位投标文件、有关问题澄清资料和中标通知书一并提交。
（五）非招标项目由各主办合同单位、使用单位会同纪检监察审计室、财务科、法律顾问依据学院讨论确定的通用版本，结合各项目的具体要求拟订合同稿，召集合同对方及其他有关人员进行洽谈后办理会签。非招标项目的签订必须将合同文稿会签表及有关会签原始资料随对单位已经签章的合同文本一并提交学院办公室。
（六）合同报批程序为：主办单位提交合同文本——有关单位会签——纪检监察审计室、法律顾问初审——财务科复审——分管院领导（或院长办公会议）签（审）批——学院法定代表人签批。各单位应严格执行合同报批程序，各合同会签部门或责任人必须在合同会签表意见栏内表示明确意见（同意、不同意或其它具体意见），只签名不表示意见的视作同意（并承担相应责任）。报批完成后，办理合同签订手续，由学院法定代表人授权签订或由学院法定代表人亲自签订。
第四章 合同的执行与监督
第十三条 合同的主办或协办单位为合同的执行、督促单位。
第十四条 合同主办单位要严格监督合同对方执行合同条款，并及时通知相关单位协助执行。
第十五条 各相关单位有义务根据合同约定和执行（分管或监督）单位的要求，协助合同的执行与督促工作。
第十六条 合同执行单位要定期通报合同执行情况，对违约行为及时提出处理意见，提交学院领导，并告知纪检监察审计室。
第五章 合同变更
第十七条 由于设计变更或工地现场工程量签证引起建筑安装施工合同总价5％或以上变化的，必须订立变更协议。合同约定的设计和施工工期出现主线工期超过10天以上，次线工期超过20天以上，也必须订立变更补充协议。
第十八条 设计合同、采购合同、服务合同的变更按该合同约定的条款执行。
第十九条 合同变更的审批程序按照合同订立的审批程序执行。
第六章 合同价款的支付
第二十条 合同执行过程中必须按合同约定付款，并按学院规定的审批流程办理付款手续。
第二十一条 严禁私自处理合同各种应收应付款项或各种形式的以收抵支、以支抵收等行为。
第七章 合同的索赔处理
第二十二条 合同对方提出索赔，相关单位应在合同规定时限内以书面形式报知纪检监察审计室，并提交索赔依据资料。有关单位对索赔事实加以分析确认后加具书面处理意见，再由纪检监察审计室协商有关单位提出索赔处理意见，报学院领导批准。
第二十三条 如果合同对方违约，合同执行部门必须立即要求对方纠正，并收集对方违约及造成我方损失的证据，提出索赔方案，交纪检监察审计室追究对方的违约责任。
第二十四条 在合同履行过程中与对方发生纠纷，执行单位应与对方协商，协商结果经学院领导批准后执行。如对方不愿协商或者协商不成，报纪检监察审计室依法处理。
第八章 合同的归档与跟踪管理
第二十五条 所有已订立的合同文本我方均须留正副本原件一式三份，其中：学院办公室按档案管理规定保存正本，纪检监察审计室、财务科、主办单位各持一份副本。
第二十六条 合同的跟踪管理由主办单位（通常也是执行单位）负责。纪检监察审计室有义务提醒和督促执行单位做好跟踪管理工作，并有权对执行单位在合同跟踪管理方面的不足提出督办意见。
第二十七条 对合同的补充（如补充协议）、变更、索赔等相关的书面材料在处理完毕后及时归入学院办公室。学院办公室要将相关复印件与原合同档案统一保管，以便日后调阅。
第二十八条 所有合同编号、名称、时间、当事人等要素由纪检监察审计室进行登记，使用合同管理软件并建立电子档案，以便查询、执行和跟踪管理。
第二十九条 合同编号由六部分组成，如2005年9月与某设计公司签订的设计合同可以表述如下：茂名职业技术学院—主办单位—200509—B—设计—001。
第一部分为“茂名职业技术学院”；
第二部分为主办单位；
第三部分为订立年月；
第四部分为合同分类：A—建筑安装施工类合同，B—勘探、设计、监理、咨询、代理及其他服务类合同，C—设备材料采购供应类合同，D—其他类合同；
第五部分为合同关键词，通过关键词可以快迅检索以上四大类合同中的具体名称；
第六部分为合同序号。
第三十条 各主办单位应按月定期将合同执行情况，尤其是收付款情况、执行制度、变更情况、违约处理、索赔等信息进行汇总报纪检监察审计室，以便监控。
第九章 其他规定
第三十一条 为提高工作效率，各单位应通力合作，按会签表中的时间要求参加会审，不得延误。一切违反国家法律、法规和本规定，损害学院的行为，有关直接责任人将被追究经济责任和行政责任；对情节严重并构成犯罪者，移交司法机关处理。
第十章 附则
第三十二条 本规定自公布之日执行。
第三十三条 本规定由学院授权纪检监察审计室负责解释。
