关于移交2015级新生档案、录取通知书与兵役证的通知
各系部：
为了按时做好学生档案保存工作，请各部系于2015年11月13日（下周五）前将学生的高中档案、录取通知书（不需放入高中档案中）、《兵役登记证》（不需放入高中档案中）交至学生处。
邮件附有《2015级新生档案、录取通知书、兵役证交学生处统计表》和《2015级新生档案移交表》模板，请在电脑上填写后打印为一式三份（两份交学生处，一份学生处签名后留系部）（如果班级里有跟读生、三二分段学生、转专业学生、同姓名学生等请在备注中说明，跟读生备注栏应写清楚其跟读而未考入我院的时间，若已经考入我院还需备注考入学校的时间），签好辅导员的名字（亲笔签名），盖系办章，于11月13日（下周五）前交至学生处（新校区的学生档案交至新校区学生处。），同时将电子版本发送至学生处邮箱。
请按照班级、学号给学生的高中档案排序，打包严实，并且在学生档案的右上角用粗铅笔标上顺序号（一般与学生学号一致），在最上方的档案袋上写上班级名称。
为了避免出现学生档案无法查找的问题，如果班级里有学生是跟读生、三二分段、转班生等，请记得问他要高中档案（若已经在其它班级上交，请备注好上交的年份、上交时候所在的专业、班级。），一并上交。
为避免出现毕业时找不到高中档案的情况，如果班级里有跟读生、三二分段学生、转专业学生、同姓名学生等特殊学生，也请在档案袋上做好标记。
请各位老师、学生不要随意拆开学生的高中档案，如果学生的高中档案已经拆开，请做好清查工作，登记好其档案袋中有的资料和缺失的资料，让学生本人确认后签名签日期，一式两份，一份留系办，一份上交学生处备查。以后如果有接收到学生投诉高中档案里面材料不齐全，由各系档案上交人和学生自己承担责任。
因为学生处人手有限，又涉及到两个校区，且需要收取档案的老师一 一对应清点，并且在统计表、移交表（一式三份）上亲自签名，请各位老师在上交学生档案等材料之前，联系学生处（老校区电话：2920963.新校区电话：2506793.请各位交学生高中档案前，先问清楚交接时的值班老师名字）和值班老师约好时间。并且派出两名送档案的学生（作为系办审核人员）和老师一并核对资料（需签名，需带上铅笔、水性笔）。
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