（茂职院〔2016〕77号 2016年9月23日印发）

学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录。为了加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生，规范学生档案的管理，特制定本办法。

第一条 学生档案的管理由学生工作处负责。学生档案管理指定专职人员负责，如档案管理人员发生变动，应及时做好工作交接手续。

第二条 学生在校期间必须建立完整的学生档案

一、学生档案分两部分

1．学生入学时的原始档案；

2．学生在校期间的档案。

二、学生入学时的原始档案，按照系、专业、班级分门别类，予以保存；学生在校期间的档案，以电子档案和纸质档案的方式进行管理，各系（部）必须按照学校的有关规定，进行所在系（部）学生在校期间的档案录入及相关管理工作。

第三条 学生档案中的材料内容

一、学生入学时的原始档案

1.高中毕业生登记表；

2.成绩单；

3.家庭情况调查表；

4.高考报名登记表；

5.高考体检表；

6.高考成绩；

7.入校前的入团、入党材料；

8.其它材料。

二、学生在校期间的档案

1.在校体检表；

2.在校历年成绩；

3.在校学生年度鉴定表；

4.在校期间形成的各类奖励和处分材料；

5.在校期间入团、入党材料（包括入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等）；

6.学生毕业生登记表；

7.就业证通知单；

8.入学通知书；

9.其它材料。

（注：不便于在电子档案录入的资料可放在学生入学时的原始档案内保存。）

第四条 学生档案转出情况应具体明确：

1．已落实就业单位的毕业生；

2．专升本毕业生；

3．不参加就业或未落实就业单位的毕业生；

4．出国的学生；

5．退学、开除、注销学籍的学生；

6．失踪、死亡、其他原因滞留的学生档案等。

第五条 学生档案材料的收集工作是一项严肃而繁重的工作，应采取以下办法：

一、制定切实可行的规章制度和责任制。班主任应积极做好班级学生档案材料的收集和整理工作。

二、充分发挥学生干部和学校各部门的积极性，学生干部帮助收集、整理，各部门主动配合收集。

三、收集人员应与各部门、各班主任、科任教师以及学生本人密切配合，做好相关工作。

四、对所收集的材料，要做到材料齐全，内容真实，手续完备。

五、各系（部）必须做好学生档案的保密工作。

六、系（部）办公室做好指导汇总和接收工作，并把所收集的学生档案，按要求造册登记后，交学校学生工作处保管。

七、凡有违反学生档案管理有关规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失，泄密等危害损失的，按规定严肃查处，情节严重、构成犯罪的，追究当事人法律责任。

第六条 在校期间学生档案材料若需查阅、复印和摘抄，必须履行登记手续和批准手续。除学生工作处负责人有权查阅学生在校期间的全部档案外，学校各部门必须履行登记手续，经学生工作处领导批准后，方可查(借)阅。

第七条 学生档案(包括电子档案)原则上随学生入学而转进，随学生毕业而转出(到用人单位、用人单位所在地或生源所在地人事部门、人才市场)。

第八条 学生毕业前，学生工作处将学生档案调出形成书面材料，整理(包括学生入学时的原始档案)造册、密封后集中寄出。注意做好存根的保存工作，以便日后查询。

第九条 本办法由学校授权学生处负责解释。

第十条 本办法自发文之日起生效，《茂名职业技术学院学生档案管理暂行办法》（茂职院〔2006〕11号）同时废止。