(茂职院〔2016〕96号 2016年11月16日印发)
为进一步加强学校各类行政机构的印章管理和使用工作,维护印章的权威性、严肃性和安全性,明确用印审批权限,规范用印程序,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)、《广东省国家行政机关和企业事业单位社会团体印章、衔牌管理规定》(粤府办〔2000〕8号)等有关规定,结合学校实际,特制定本规定。
第一章 总则
第一条 本规定所指印章包括“茂名职业技术学院”(含钢印)、校领导公务名章、“茂名职业技术学院办公室”、各单位行政公章以及业务专用章。
第二条 学院办公室是学校各类行政印章的综合管理部门,负责学校各类印章的审核、刻制、销毁等有关管理工作。
第二章 印章的刻制、启用和注销
第三条 学校各单位(部门)需刻制印章,必须提出申请,经学院办公室根据机构设置文件统一审核,报分管院领导及院长批准,由学院办公室按规定统一刻制。任何单位(部门)和个人均不得自行刻制公章。
第四条 印章规格按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》执行。
第五条 各单位(部门)印章正式启用前,需由学院办公室行文通知、留存印鉴备案方可启用。未经留样备案的,一律不准自行使用。
第六条 印章破损或有关单位(部门)变更名称、隶属关系等,应及时申请重新刻制印章或申请销毁印章。相关单位(部门)应在领用新印鉴时将原印鉴交回学院办公室,以旧换新。收回的印章,要按规定办理相关注销手续,区别情况予以封存或销毁。
第三章 印章的管理和使用
第七条 各级印章要专管专用。印章管理人员保管使用印章要认真负责,坚持原则,并按规定手续办理。管理人员临时外出时可将印章交所在单位(部门)主要负责人代存代管,调任时须办理印章交接手续。
第八条 各类公章一般不得带离办公室,如因特殊情况需要外出用印,必须经印章管理单位(部门)负责人或分管校领导批准,由印章管理人员携带印章到场监印,或由用印单位办理借用手续,指定专人负责保管和使用。
第九条 严格按规定管理和使用印章。因管理和使用印章不当,出现违规情况,给学校、有关部门造成损失的,要追究有关当事人和单位(部门)负责人的责任。
第十条 各类公章必须按照本单位(部门)的职能和管理范围用印,不得超越本单位(部门)的职能和管理范围用印。
第十一条 凡用校级印章必须按程序办理《茂名职业技术学院用印审批表》,监印人应亲自用印,用印前须认真审核无误后方可用印,并在《印章使用登记表》上记录印章使用情况,并留存备查。各单位(部门)不得委托非本单位(部门)工作人员办理用印手续。
第十二条 不得在空白表格、介绍信、证件、证书、奖状、信笺或其他空白件上用印。特殊情况确须办理的,须经学校分管领导批准,由使用部门经办人领用。使用后应及时到院办核证。 盖印位置要恰当,印迹要端正清晰。
第十三条 在使用校级印章时,如遇特殊情况,由学院办公室负责人报请分管校领导研究决定。
第四章 印章的使用范围
第十四条 “茂名职业技术学院”钢印
用于学校颁发的各类证件,包括工作证、毕业证、结业证、肄业证、退休证、毕业证明书、学生证等证书证件。
第十五条 “茂名职业技术学院”印章
1. 以学校行政名义向校内、外发送的各类公文、文书材料、报表等;
2. 以学校名义发放的各类证件、证书、聘书、录取通知书、请柬、奖状等;
3. 以学校名义签订的协议书、意向书等;
4. 各类需经学校批准的申请表、申报材料;
5. 对外联系工作的介绍信;
6. 以学校名义对外开具的各种证明;
7. 其他公文。
第十六条 校领导公务名章
1. 用于学生毕业证、聘书以及各种校级荣誉证书等;
2. 用于有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申报表、审批表等;
3. 用于以校领导名义发出的信函。
第十七条 “茂名职业技术学院办公室”印章
用于以院办名义印发的各类公文、文书材料以及对外联系工作。
第十七条 系(部)、处室印章及业务专用章
主要用于本单位(部门)的职责范围内处理公务,向学校和校领导的请示、报告,与校内各单位及院外有关对口单位联系业务工作。
第十八条 各类电子印章
仅用于电子公文系统制发的电子公文。
第五章 印章的使用程序和批准权限
第十九条 校级印章
1. 以学校行政名义印发的各种公文,由学院办公室凭校领导在“发文稿纸”上的签批用印。
2.证书、聘书类
(1)毕业证、学历证、结业证
教务处造册并附学生花名册→部门负责人审核签字→分管校领导审签→院长签批→ 学院办公室盖章。
(2)以学校名义颁发的各类奖励证书
①凭学校表彰文件或相关凭证直接到学院办公室盖章;
②学校承办部门造册→单位(部门)负责人审核签字→分管校领导签批→ 学院办公室盖章。
(3)聘用合同、教职工聘书(含兼职)和客座教授聘书
人事处审核→分管校领导审签→院长签批→学院办公室盖章。
3.证件类
(1)新发学生证,补发、换发学生证
学生处造册盖章(附学生花名册)→部门负责人签字→分管校领导签批→学院办公室盖章。
(2)教职工的专业技术职务资格证书、评审材料
人事处负责人签字→分管校领导签批→学院办公室盖章。
4.介绍信、证明、合同、报表类
(1)因公需要开具介绍信、证明的
当事人持相关资料→单位(部门)负责人签批→学院办公室盖章。
(2)学生需办理介绍信、证明的
①凭学生证到学院办公室盖章;
②当事人持相关资料→辅导员签字/系(部)负责人签字→学院办公室盖章;
③学生应征入伍证明,当事人持相关资料→所在系(部)负责人审核签字→学院办公室盖章。
(3)以学校名义与有关单位签订的合同书、协议书(含办学合同、经济合同)
承办人员填写《茂名职业技术学院合同(协议)文稿签发纸》→单位(部门)负责人审核签字→审计部门、财务部门、会办部门会签→由纪监审室送法律顾问审核→分管校领导审核签字→院长签批→纪检监察室盖合同专用章(如院长委托他人签署合同协议的,还需办理委托授权书)。
(4)业务部门上报的各类报表
承办人员持相关资料→单位(部门)负责人审签→分管校领导签批→学院办公室盖章。
(5)教师教科研相关申报材料
教务处负责人审核→分管领导签批→学院办公室盖章。
(6)以学校名义上报表彰的各类先进集体、先进个人材料
①提供会议纪要决定内容→学院办公室盖章;
②承办人员造册→单位(部门)负责人审签→人事处负责人审签→分管校领导审签→院长签批→学院办公室盖章。
(7)教职工因私出境(国)证明函
填写《茂名职业技术学院教职工因私出国(出境)审批表》
①教职工:所在单位(部门)意见→人事处意见→学院办公室盖章;
②科级干部:所在单位(部门)意见→人事处意见→党委办意见→分管校领导意见→学院办公室盖章;
③行政副处级或单位(部门)负责人:人事处意见→党委办意见→分管校领导意见→院长、书记意见→学院办公室盖章。
(8)教职工提取住房补贴
填写《个人支取住房补贴申请表》→财务处审核→学院办公室盖章。
(9)小宗劳务或购物开发票证明
单位(部门)负责人审核→学院办公室盖章。
(10)学生办理户口迁移证明
总务处负责人签批→学院办公室盖章。
(11)职工生育保险一次性分娩营养补助费申领
工会办签署意见→学院办公室盖章。
(13)其他特殊情况,须校领导或学院办公室主任同意方可用印。
第二十条 校领导公务名章
使用校领导的公务名章,除已经其本人授权或会签的文件外,临时用印须征得本人同意。
第二十一条 学院办公室印章
以学院办公室名义印发的各类公文、文书材料以及对外联系工作等,在办公室职责范围内,参照上述规定办理。
第二十二条 各单位(部门)印章及业务专用章
各教学单位、职能部门可参照上述规定和本单位(部门)职责范围、权限制定本单位(部门)印章及业务专用章管理、使用办法,并报学校备案。各单位(部门)公章及业务专用章应严格履行审批登记手续,防止丢失和滥用。使用本单位(部门)公章及业务专用章前应报经本单位(部门)领导批准。
第六章 附则
第二十三条 本规定由学校授权学院办公室负责解释。
第二十四条 “茂名职业技术学院财务专用章”、“茂名职业技术学院发票专用章440902541109081”、“茂名职业技术学院财务处”等业务专用章根据《茂名职业技术学院财务印章管理规定》(茂职院〔2016〕48号)规定执行。
第二十五条 本规定自发文之日起实施。原《茂名职业技术学院行政印章管理暂行规定》(茂职院〔2007〕7号)同时废止。
附表:茂名职业技术学院用印审批表
附表
茂名职业技术学院用印审批表
用印单位: 编号:
项目内容 |
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盖章类别 |
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份数 |
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经办人 |
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用印单位 意见 |
(盖章) 签字: 年 月 日 |
职能部门 意见 |
(盖章) 签字: 年 月 日 |
分管校领导审批意见 |
签字: 年 月 日 |
院长审批意见 |
签字: 年 月 日 |
备 注 |
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