（茂职院〔2016〕121号 2016年12月29日印发）

为了认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案管理办法》，进一步加强本院档案业务建设，提高科学管理档案水平，使档案更好地为学院领导决策和各项工作服务，结合本院机构职能和档案形成特点，特制定本办法。

第一章 总则

（一）本院档案是学院从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。其构成是以党政文书档案为主体，包括教学、科研、财会、基建、声像、出版、仪器设备等档案。

（二）学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为学院招生、教学、科研、管理和持续发展提供有效服务，满足学校各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

（三）学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学院档案机构是保存和提供、利用学院档案的专门机构。

（四）学院应将档案工作纳入学院整体发展规划和工作计划，在人员、经费、库房、档案信息化所需的设备设施等方面提供条件保障，保证档案工作的需求。

（五）严格实行部门立卷归档制度，逐步实现“三纳入”：档案工作纳入学院领导工作议事日程，纳入相关部门规章制度及工作流程，纳入有关人员的岗位职责。

第二章 管理体制

（一）根据《高等学校档案工作规范》规定，设立学院综合档案室，列入院内机构编制，由学院领导分管，日常工作由学院办公室管理。业务上接受市档案局的监督和指导。

（二）综合档案室应配备若干名专职档案员，各部门均应设置兼职档案员一名，具体承办相关档案工作。

（三）学院档案工作要从经验管理转向科学管理，采用现代化信息技术，加快档案信息化建设，同时大力开发档案信息资源。

第三章 综合档案室的基本任务

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作。

（二）拟订本院档案工作计划、总结和规章制度。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

（四）编制检索工具、编研、开发档案信息资源等工作。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展学院档案工作人员的业务培训。

（七）积极参加档案界的学术研究和交流活动，积极参加档案协作组各项活动。

（八）办理领导交办的其它有关档案业务工作。

第四章 档案综合管理范围

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

　　(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

　　(四)科研类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

　　(五)基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

　　(六)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　(七)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　(八)财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

　　(九)声像类：主要包括学校各项活动中形成的或校外单位成形的与本校有关的照片、录音、录像、影视、光盘、胶片等不同载体材料。

　　(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

第五章 档案材料的收集整理

（一）学院各部门负责档案工作人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员依据文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理，将核对无误的《茂名职业技术学院文件资料移交登记表》随同归档文件一起交综合档案室立卷、归档。档案部门接收档案时，要认真核对《茂名职业技术学院文件资料移交登记表》，并检查整理质量，移交清册双方各保留一份。

（二）管理类文件材料按问题、时间或重要程度排列，注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

具有成套性特点的文件材料（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备出版档案）按阶段、项目、结构等分别组卷。

图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。

非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。

（三）应去掉文件材料上的金属物（不锈钢档案专业用品除外），托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并与原件放在一起。

（四）卷内文件材料必须准确反映我院教学和管理活动的真实内容，手续完备。书写统一使用不脱色的炭素墨水或蓝黑墨水；电脑打印材料应避免颜色偏淡，以利于档案保存。

（五）每个案卷必须按规定的格式打印卷内目录；卷内有情况需说明的，应填在备考栏内。若无说明的，也应将立卷人、检查人的姓名及时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。

（六）明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类、类内档案按类目条款顺序依次排列。

第六章 档案的保管

保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。

(一)档案入库前应去污、消毒、去酸。

(二)对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。

(三)重要档案应考虑异地备份保存。

(四)底图应存放在底图柜中，不易折叠。

(五)磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。

(六)光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。

(七)及时补救或修复受损的档案。

第七章 库房管理

(一)新建的库房应符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。

(二)库房内档案柜、密集架，要根据需要按照顺序整齐排列，有显著的标识，不得随意挪动。

(三)案卷应以全宗为单位，按编号顺序从上至下，从左至右，科学地存放在档案柜、密集架内。

(四)严格按照库房“八防”要求，做好库房管理。

(五)严格档案出入库手续，外借及归还的档案一律进行。

(六)库房内严禁吸烟和存放易燃易爆等非档案用品。

(七)要每日查看温湿度表，并进行登记。如温度超出14-24℃，相对湿度超出45%-60%范围要及时采取相应措施。

(八)经常检查档案是否有虫蛀和鼠害迹象，定期投放防虫、防鼠药品。

(九)工作人员离开库房时，要关闭照明电源，锁好库房门。
　　(十)经常打扫库房卫生，保持室内清洁。

(十一)非工作人员未经批准不得进入库房。

第八章 管理员岗位职责

(一) 根据档案管理制度，积极及时做好档案收集、整理、立卷、保管工作，及时补写档案资料目录和检索工具。归档文件材料必须完整、准确、系统。归档率达到98%以上；永久、长期保存的档案完整率达95%以上，准确率达100%。

(二) 正确处理保管和利用关系，根据急需情况，积极开展利用工作，并做好利用统计工作。

(三) 切实做好档案的“八防”工作（防盗、防火、防水、防虫、防潮、防尘、防光、防霉），维护档案的完整、安全、整洁、美观。谢绝无关人员进入档案库房，室内严禁吸烟。

(四) 严守国家机密，如发现泄密或遗失，应及时报告。

(五) 熟悉自已保管的档案，协助有关领导，定期对档案的存毁提出处理意见。

(六) 及时收集学院各种重要会议及各种活动的文件资料，参加重要设备、仪器的验收。

第九章 安全保密

(一)档案人员应认真贯彻执行《保密法》和《档案法》，遵守党和国家的保密规定，维护档案安全。
　　(二)档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。
　　(三)全院档案实行集中统一管理。对机密、绝密档案应实行全程有效监控，在接收、登记时应注明“机密、绝密”字样，和普通文件分开立卷，单独存放，特殊管理。
　　(四)各类档案一般不准借出。对确实需要借出的，须经有关领导批准。并认真遵守《档案利用制度》，严格履行借阅手续。
　　1、对机密和绝密档案，要严格把握审批程序，不经有关部门批准，不得借阅、抄录、复印和描绘。经批准抄录、复印的材料应及时销毁，严防遗失。

2、借出档案应在规定时间内归还，妥善保管，严禁转借他人。

(五)档案工作人员要增强保密意识，遵守保密纪律，不传不说不问机密档案的内容，不随身携带机密档案材料。

(六)未经允许任何人不得私自销毁档案。　　

第十章 档案的利用与开放

(一)利用人需持有合法的证明，说明利用的目的和范围。

(二)用人需求复制档案，一般由综合档案室负责复制，并按规定收取复制费。

(三)未经学院授权或主管领导批准，任何组织或个人均无权公布档案。

(四)出版和公布档案，须经档案形成部门的同意，并报请院领导批准。

(五)对于重要的档案和资料，一般不提供原件的交换或转让。按国家规定办理。

(六)档案原则上不借出室外，个别特殊情况需要借出的，须经主管档案工作的领导同意，履行借出手续，借出期限为3天。对借出档案，综合档案室定期催还，发现损坏、丢失、涂改等情况，应即根据不同情节，写出书面报告，报学院领导进行处理，直到追究法律责任。

(七)做好档案利用信息反馈工作。凡利用者都应按规定办理手续，填写《档案借阅登记表》。对利用效果，在工作完成以后要如实向档案人员反映，填好《档案利用效果登记表》，交回档案室。

第十一章 档案的统计

档案部门应对档案管理、利用、档案人员等有关情况进行日常统计，并按要求填报有关报表。

(一)统计工作应做到统计数字准确无误，统计资料按时报送，统计活动符合规范。

(二)建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆（室）内各种情况数据，主要内容包括：档案馆藏情况统计、档案利用情况统计、档案人员情况统计、档案设施设备情况统计、档案销毁情况统计等。

(三)及时、准确地填报学院档案工作年报及有关统计报表。

(四)对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学院领导。

第十二章 档案鉴定销毁制度

(一)鉴定的组织工作。鉴定工作的组织由学院主管档案的院长、院办主任以及档案管理人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。档案管理人员，应根据国家和有关部门的规定结合学院实际，定期对档案提出处理方案。

(二)明确档案保管期限的原则要求。根据国家标准，结合本单位对文件材料的利用价值和保存价值的程序，档案保存期限分为永久、长期（十六年至五十年）、短期（十五年以下）三种。要求鉴定工作人员逐页审查文件材料逾期案卷，防止草率从事。

(三)保管期限已满、已失去保存价值的档案，由档案管理人员列出清单，经小组鉴定，主管领导审核批准方能进行销毁。销毁时必须指定两位监销人与经销人共同负责，并在销毁清单上签名。

(四)销毁清单要统一编号归档,作永久保存。

第十三章 档案的信息化

(一)档案信息化的目标和原则

1.档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化，实现档案管理系统与学院各信息系统衔接。

2.档案信息化原则是坚持技术与管理并重，以技术促进管理更新，以管理统领技术应用。

(二)电子文件的归档

学院各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。

(三)推进数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第十四章 考核、奖励与处罚

   (一)学院综合档案室应建立健全档案工作检查、考核、评估制度，明确岗位职责。对优秀的档案工作人员(包括兼职档案人员)和领导，对于他们完成的服务成果或科研、编研成果，给予表彰和奖励。

(二)对于违反《中华人民共和国档案法》或有关的档案政策、法规的，按《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》及其他有关法规给予处罚。

第十五章 附则

（一）本办法适用于全院各单位，从发文之日起实行。

（二）本办法由学校授权学院办公室负责解释。