茂名职业技术学院档案实体分类办法-省域高水平高职院校培育单位中期检查

佐证材料

您现在的位置：首页 > 佐证材料 > 学校层面佐证材料 > 提升学校治理水平 > 8-2 建立科学规范的制度体系 >

正文

8-2 建立科学规范的制度体系

（茂职院〔2016〕97 号 2016年11月16日印发）

为了适应高等学校档案工作发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥学校档案工作的作用，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理基础》的相关规定，结合学校实际情况，特编制本办法。

第一节学校党群、行政类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）以学校党委、学校及纪委、团委、工会、办公室的名义发出的文件、资料，包括决议、决定、通知、通报、报名、计划、总结、请示、函件、会议纪要、纪要、明传（密传）电报、统计表、名册和领导同志在各种会议上讲话。

（二）上级及主管部门下发的针对学校的指令性、指导性的文件。

（三）学校各处、室、系、部上报学校党委、学校的重要文件或请示及学校党委、学校的批复。

（四）非隶属单位送交的文件，与本单位职能有密切关系或由本院承担一定责任的来往文件。

二、归档时间及办法

（一）凡是以学校党委、学校名义发出的文及学校领导在各种会议上的讲话材料，应于发文同时将文件或材料一式两份连同底稿送综合档案室归档。

（二）学校召开的会议形成的文件材料，在会议结束时学校综合档案室归档。

（三）上级及主管部门的文件，以及各部门在工作中产生的反映本部门工作职能具有保存利用价值的文件材料，在翌年第一季度前（1-3月份内），送综合档案室归档。

（四）学校党委会议记录、学校办公室在党群、在翌年三月前送综合档案室归档。

（五）综合档案室在党群、行政类文件材料形成的翌年六月底前立卷归档完毕。

党群类档案归档范围和保管期限表

（一）DQ11 党务综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级党组织有关党的建设的文件材料（文件针对本院的，永久）	长期
2	学校党代会文件材料	永久
	(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等
	(2)提案和办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录
3	学校党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、支部书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
4	党委工作计划、报告（调查报告）、总结（包括经验总结）、发布的决定、办法、指示、批复、通报等、	永久
5	党委评选、表彰先进集体、个人的材料、发布的决定、通报等	永久
6	党和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
7	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
8	党委大事记	永久
9	党组织机构设置、党员名册、党组织及党员情况统计报表	永久
10	党群系统启用印章的文件和印模	永久
11	各支部报党委的工作计划、总结、报告、请示、批复	长期
12	重要的群众来信、来访及处理材料	长期

（二） DQ12 纪检

序号	类目名称	保管期限
1	上级纪委关于纪检工作的文件	长期
2	纪委工作规章制度	长期
3	纪委工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要材料	永久
4	纪委会议记录	长期
5	群众来信、来访及处理意见	短期

（三）DQ13组织

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知等文件	长期
2	学校组织工作规章制度	长期
3	学校组织工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要材料	永久
4	学校组织机构设置、变动、本院副处级以上干部任免、调动和离退休的报告及决定、批复、通知	永久
5	落实政策的有关材料	长期
6	学校党员名册	长期

（四）DQ14 宣传教育

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于宣传工作的文件	长期
2	学校宣传工作计划、决定、报告、总结	永久
3	反映学校重大活动的录音带、录像带、光碟、剪报、图表、对外宣传报送的稿件	永久
4	学校政治理论学习、重要纪念活动、政治活动的通知、计划、总结	长期
5	教职工政治思想工作动态及调查材料	长期
6	上级有关学生思想政治工作的文件	长期或永久
7	有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
8	学生思想政治工作典型调查材料和统计	长期
9	关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件	长期

（五） DQ15统战

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	长期
2	统战工作规章制度	长期
3	学校统战工作计划、报告、总结、决定	永久
4	纪委会议记录	长期
5	学校各级人大代表、政协委员会名单及审批材料	永久
6	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	长期

（六）DQ16 工会

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关工会工作的文件	长期
2	工会工作计划、报告、总结、决定、重要通知、统计报表	永久
3	会员代表大会和教职工代表大会的会议记录、决议、决定、名单、选举结果、领导讲话等文件材料	永久
4	评选、表彰工会先进集体、个人的材料、名单	长期
5	工会干部名册、会员名册	长期或短期
6	妇女、家属工作材料	长期

（七）DQ17 团委、学生会

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于团的工作文件	长期
2	学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)	永久
3	学校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)	永久
4	团委工作计划、报告、总结及规章制度	永久
5	团委工作典型调查材料、优秀团员的材料	长期
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	长期
7	处分团员的材料及复查材料	长期
8	批准入团、离团材料及名单	长期
9	团干部、团员名册	长期
10	团委会议记录	长期
11	学生会文件、材料	长期
12	本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	长期
13	团委牵头进行的重大活动的有关材料	长期
14	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	长期

行政类档案归档范围和保管期限表

（一） XZ11 行政综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关高校行政管理的综合性文件	长期
2	全校性的规章制度	永久
3	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	院长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要	永久
5	校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
6	全校性的工作会议、座谈会文件	长期
7	学校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	长期
8	学校教育事业规划、计划及上级批复	永久
9	学校各单位的会议记录、工作计划、总结、报告等文件	长期
10	相关合同、责任书、校企合作	永久
11	学校评估材料	永久
12	教职工代表大会文件材料	长期
13	学校向上级的请示及其批复	永久或长期
14	学校各单位的请示及学校的批复	长期
15	有关全院性工作的调查材料和经验总结	永久
16	学年报表及综合统计	永久
17	启用印章的文件及印模	永久
18	本校历史沿革、情况介绍	永久
19	本校大事记、简报、信息、动态等	永久
20	校史工作材料	永久
21	校庆、校友工作材料	长期

（二）XZ12人事

序号	类目名称	保管期限
1	上级机关有关人事工作的文件	长期
2	学校人事工作的规章制度	长期
3	人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录	永久
4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复	永久
5	关于院内机构设置、变化的文件材料	永久
6	教职工聘、任、免文件	永久
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	长期
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料	长期
9	师资培养、管理工作计划、规定、总结	永久
10	教师进修计划、安排、总结	长期
11	教师工作量的规定及执行情况	长期
12	教师业务考核材料	长期
13	人事统计报表	永久
14	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复	长期
15	教职工工资调整材料名册	长期
16	教职工转正定级材料	长期
17	教职工校内调动材料	长期
18	教职工的录用、调入有关材料(转移行政、工资关系介绍信)	长期
19	教职工调出的有关材料(转移行政、工资关系介绍信存根)	长期
20	教职工援外和支援边远地区材料	短期
21	教职工退职、离职和出国的有关材料	长期
22	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	长期
23	教职工退休后重新工作的材料	长期
24	教职工福利工作	长期
25	使用临时工有关材料	长期

（三）XZ13监察、审计

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关监察、审计工作的文件	长期
2	学校监察、审计工作方面的规章制度	长期
3	学校监察、审计工作计划、总结、调查报告	长期
4	学校监察、审计工作统计年报及重要报表	长期

（四）XZ14武装、保卫

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关公安保卫工作的文件	长期
2	学校公安保卫工作方面的规章制度	长期
3	学校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
4	学校师生员案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	长期
5	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	长期
6	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	长期

（五）XZ15总务

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关总务工作的文件	短期
2	学校总务处及各科规章制度	长期
3	学校总务工作计划、报告、调查材料	长期
4	房屋管理、调配使用、转移、承包协议等的规定、总结	长期
5	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件	长期
6	师生员工健康状况调查材料及统计表	永久
7	学校计划生育工作文件及上级有关文件、领取独生子女证名册	长期
8	车辆工作的有关文件材料	短期
9	伙食工作的有关材料	短期
10	校园绿化工作的有关材料	短期

（六）XZ16档案、图书

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关档案、图书工作的文件	长期
2	档案、图书规章制度	长期
3	档案、图书工作计划、报告、总结	长期
4	档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
5	档案馆藏、全宗介绍	永久

第二节　学校教学类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）教学综合管理：包括上级下达的教学工作文件，学校教学改革、培养目标等的规划、规定、办法、总结、会议记录、调查报告、报表、教学检查、评估，学生运动会材料等。

（二）教学及实验室建设工作的计划、总结、论证、评估、申报、审批材料。

（三）学籍管理：包括新生入学登记表、在名册、学生学籍变更、学生奖惩材料、成绩总册等。

（四）招生工作计划、总结、新生录取材料及名单等。

（五）各专业教学计划大纲，课程安排、校历表、课程表、各系专业课程试题库、典型教案、重要备课记录、教学实习计划、总结，社会调查及实践的计划、总结。

（六）毕业生工作计划、总结，毕业生供需统计、计划、合同，毕业证存根领取签收册，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。

（七）自编教材及教学实习指导书、各系各专业使用教材目录等。

二、归档要求

（一）每年新学年开始，由分管档案工作的学校领导向各教学单位、部署新学年工作的同时，布置形成积累教学文件材料的任务。

（二）教务处兼职档案员平时注意积累教学文件材料，各教学单位在教学活动中形成的有保存价值的材料，应指定专人收集、整理后，教务处兼职档案员立卷归档。

（三）教学管理文件归档一份，重要的教材（专著、优秀教材等）除原稿外，据情酌加副本。

三、归档时间

教学综合管理文件翌年6月底前立卷归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年的寒假前一次性归档。

教学类档案保管期限表

（一）JX11教学综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下达的有关教学工作文件材料	长期
2	教学改革、培养目标及规格、学制等方面的指示	永久
3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调查报告、总结、报告	永久
4	教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	长期
5	学生运动会、入学教育、军训材料	长期
6	教师工作考核材料	短期

（二）JX12学科与实验室建设

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长期
2	学科、专业、实验室建设计划、总结材料	长期
3	重点学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
4	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
5	学科、专业、实验室建设统计报表	永久

（三）JX13招生

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关招生工作的文件材料	长期
2	招生计划、规定、生源计划	长期
3	新生录取材料及新生名单	长期
4	招委培、代培生计划、合同及名单	长期
5	招生宣传、招生工作总结、招生工作方案	长期

（四）JX14学籍管理

序号	类目名称	保管期限
1	新生入学录取名册	永久
2	新生入学登记表、在校学生名册	永久
3	学生学籍卡片、成绩总册	永久
4	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）、助学金、助学贷款、学生处分材料、学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学、退学）材料	长期

（五）JX15课堂教学与教学实践

序号	类目名称	保管期限
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	校历表、课程建设要求及安排、课表	长期
3	各系、科、专业课程试题库	长期
4	典型教案、重要备课记录	长期
5	课室、多媒体、机房安排表、各系、科、专业考试安排表	短期
6	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料	短期
7	学校各考试安排资料	短期

（六）JX16毕业生

序号	类目名称	保管期限
1	学校有关毕业生就业工作的文件材料	永久
2	上级有关毕业生就业工作的文件材料	长期
3	毕业证书验印审查表、毕业证、派遣证存根及签收册	长期
4	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期

（七）JX17教材

序号	类目名称	保管期限
1	自编、主编教材及教学、实习指导书和习题集	长期
2	各系各专业使用教材目录	长期
3	其它有保存价值的自编参考资料	短期

第三节　学校科研类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）综合部分：

1.上级关于科研工作的文件。

2.学校科研工作规划、计划、安排、统计报表、总结等文件材料。

3.学校科研成果。获奖项目的统计、登记表。

4.科研管理经验交流、学术活动等方面材料。

5.院学术委员会活动的记录及其他材料。

6.学校有关科研经费的文件材料。

7.学校参加国际、国内科技交流学术活动及工作会议等文件材料。

8.重点专业、学术支撑点建设的有关材料。

9.申报科学基金及有关批复。

10.上级关于科技开发管理的文件。

11、学校制订科技方面的各种规定、条例、办法、制度。

12.科技开发的请示、报告、批复、批示。

13.科研办公室的工作计划、安排、总结。

14.其他具有保存价值的科研行政管理工作文件材料、照片等。

（二）项目（课题）部分：

1.凡属应用性、开发性的成果，成果形成为产品、技术、方法等，项目完成时，应归档的材料有：开题报告，计划任务书，方案论证，审批文件，成果评审意见，专利申请，获准专利材料，获奖材料，经费预（决）算材料；学术活动，专业会议材料及有关的文书材料。

2.凡属理论性、基础性的成果，成果形成为论文、专著、资料集、调查报告等铅印材料，项目完成时，应归档的材料有：开题报告或开题申请、计划任务书（或合同书，协议书），开题论证材料，调研预研报告，方案选择及审批文件；年度计划执行报告，专题总结，研究总结，已发表的论著；专家或专业主管部门对论著的评审、评价意见，获奖材料，经费预（决）算材料，学术活动，专业会议材料及有关文书材料。

3.对负成果项目和终止项目的材料也要整理归档，并附上情况说明及科研办意见。

4.每年科研办的成果登记归档材料有：成果登记表，论文或专著，

5.向上级报奖材料，包括申请、通知、获奖通知、申报材料、奖状复印件等。

6.每年参加各种展览会议获奖的项目材料，奖状复印件、奖章、照片等。

二、不归档的材料

1.重份文件。

2.不办的文件。

3.未生效的文件或未批准的申请书、协议书、合同等。

4.无查考价值的材料。

5.院内外单位交换来的材料。

6.未定稿的材料。

7.非档案室存档文件材料，也应视其保存价值由科研办自行保留以备的查用。

三、立卷归档的原则

1.遵循科研管理的规律、起因和先后顺序。

2.保持该管理文件材料之间的共同关系。

3.要全面反映科研办管理活动的基本面目，保持文件、材料的完整性和真实性，保留正本、原稿、原件。

四、立卷归档办法及要求

1.科研办管理人员都有清理材料、依法归档的职责。

2.项目（课题）档案实行统一管理，由项目（课题）的管理人员负责收集、整理、立卷。

3.科研办管理人员有责任向科研课题组成人员索取、催交该课题的所有原始材料及成果等（包括论文、出版专著等。）

4.归档的文件材料必须做到齐全、完整，行文要规范，拟稿和改稿必须使用碳素墨水或黑墨小笔。

5.归档材料统一移交学校综合档案室。

五、立卷归档时间

1.综合部分于翌年三月以前移交档案室。

2.项目（课题）完成二个月内收集齐全移交归档。

科研类档案保管期限表

（一）KY11综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于科研工作的文件材料	长期
2	学校科研工作规划、计划、规定、条例、办法制度、统计报表、总结等文件材料	永久
3	科研成果管理文件材料	长期
4	科研经费管理文件材料	长期
5	申报科学基金及有关批复	长期
6	学会工作（学术活动）材料	短期
7	其他具有保存价值的科研行政管理工作文件材料，照片等	长期

（二）KY12-1项目（课题）部分

序号	类目名称	保管期限
1	开题报告与课题调研论证材料	长期
2	任务书、合同、协议书	永久
3	课题研究计划、设计	长期
4	方案论证、审批、成果评审，专利申请，获准专利、获奖等材料	永久
5	经费预（决）算材料	长期
6	年度计划、专题总结、已发表的论著，专家或专业主管部门对论著的评审、评价意见，获奖等材料	永久
7	学术活动、专业会议材料及有关的文书材料	短期

（三）KY12-2总结鉴定部分

序号	类目名称	保管期限
1	研究报告、研制报告	永久
2	论文专著	永久
3	专家评审意见	永久
4	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）	长期
5	鉴定证书	永久
6	推广应用意见	长期
7	课题工作总结	长期

（四）KY12-3申报奖励部分

序号	类目名称	保管期限
1	科研成果登记表	永久
2	科研成果报告表	永久
3	科研成果奖励申报与审批材料	永久
4	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
5	专利申请书、证书原件或影印件	永久

第四节　学校基建类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）综合性文件：上级针对学校基建工作的文件；基建工作总体规划、计划；全院性总体规划，设计总平面图；水、电、气管道分布及地质勘探、地形测量材料；基建工作规章制度、工程财务预算、决算等。

（二）依据性文件：可行性研究报告、设计任务书、协议书、合同，设计方案等。

（三）基础性文件材料：选址报告、水文、气象、交通运输、征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。

（四）初步设计阶段的材料：初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。

（五）施工设计阶段的材料：总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概（预）算书、施工方案等。

（六）施工、竣工、交工验收的材料：施工协议、施工组织设计、开工报告、施工及隐蔽工程记录、原材料代用说明书，试验记录、重大技术措施、设计变更通知单、竣工报告、重大技术事故记录与分析处理结果、安装试车记录、竣工图、工程质量鉴定、交工验收鉴证单、决算书等。

二、归档要求

（一）基建管理部门和承建项目负责人，应做好自始至终的档案材料、图纸的收集、整理、立卷归档工作。

（二）工程竣工验收时，由基建管理部门兼职档案人员参加验收材料，竣工图和文件材料不齐全、不系统的，综合档案室不予接收。

（三）凡是归档的技术文件材料和图纸，按工程项目组卷，具体立卷办法按《高等学校基本建设类档案工作规范》执行。

（四）归档时间：工程竣工验收后二个月内立卷归档。

（五）归档份数：凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其它归档一份。

（六）立卷归档部门必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同核对无误后，交接双方在移交清单上签字，各存一份备查。

基建类档案归档范围和保管期限表

（一）JJ11综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关基建工作的文件	长期
2	基建工作规章制度	长期
3	基建工作计划、总结、简报	长期
4	基建工作总体规划	永久
5	基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久
6	基建工程财务预、决算	长期
7	全校性总体规划、设计总平面图	永久
8	水、电、气管道分布图	永久
9	地质勘探、地形测量材料	永久

（二）JJ12单项工程

序号	类目名称	保管期限
一	可行性研究
1	项目建议书及上级批复	永久
2	可行性研究报告（含选址、方案论证）	永久
3	项目评估	永久
4	环境预测、调查报告	永久
5	设计任务书及计划任务书	永久
二	设计基础
1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告及重要土、岩样、说明	永久
2	地形、地貌控制点及建筑物、构筑物、重要设备安装的测量定位观测记录	永久
3	水文、气象、地震等其他设计基础材料	永久
三	设计文件
1	初步设计	永久
2	技术设计或扩初设计	永久
3	技术秘密材料、专利文件	永久
4	设计计算书、设计说明书	长期
5	关键技术实验	永久
6	总体规划设计	永久
7	设计评价、鉴定及审批	长期
8	施工图设计	短期
四	工程管理文件
1	征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书	永久
2	承包合同、协议书，招标、租赁文件	永久
3	施工执照（许可证）	永久
4	环保、消防、卫生等条件，水、点、气、暖供应协议书	永久
5	产权证书	永久
五	施工
（一）	土建施工文件
1	开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	短期
2	施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	长期
3	材料及构件出厂证明、质量鉴定	长期
4	建筑材料实验报告	长期
5	设计变更通知，工程更改洽商、材料仿用核定审批	永久
6	土建施工定位测量地质勘察	永久
7	土、岩实验报告，基础处理、基础工程施工图	永久
8	隐蔽工程验收记录	永久
9	工程记录，测试、沉陷、位移、变形观测记录，事故处理报告	永久
10	分项、分单位工程抽量检查、评定	长期
11	交工验收记录证明	长期
12	竣工报告、竣工验收报告	永久
（二）	设备及管线安装施工文件
1	开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	短期
2	设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批	长期
3	焊接实验记录、报告，施工检验、烫伤记录	长期
4	隐蔽工程检查验收记录	长期
5	强度、密闭性实验报告	长期
6	设备调试记录	短期
7	施工安装记录，安装质量检查、评定、事故处理报告	长期
8	系统调试、实验记录	长期
9	管线清洗、通水、消毒记录	短期
10	管线标高位置、坡度测量记录	长期
11	中间交工验收记录证明，工程质量评定	长期
12	竣工报告、竣工验收报告	长期
（三）	电气、仪表安装施工文件
1	开工报告，工程技术要求，技术交流，图纸会审纪要	短期
2	设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批	长期
3	调试、整定记录	长期
4	性能测试和校核	长期
5	施工安装记录，质量检测评定，事故处理报告	长期
6	中间交工验收记录，工程质量评定	长期
7	竣工报告，竣工验收报告	长期
8	操作、联动试验	短期
9	电气装置交接记录	短期
六	竣工验收
1	竣工验收报告	永久
2	全部竣工图纸	永久
3	质量评审材料	永久
4	工程现场声像材料	永久
5	交工验收会议决议文件	永久

第五节　学校会计类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）会计报表：月、季、年度会计报表（包括文字分析）、主要财务指标、预决算。

（二）日记账（包括现金和银行存款记账）：明细账、总账、固定资产账卡、辅助账。

（三）会计凭证：会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证和银行存款余额调节表。

（四）工资及其它：工资计算表、发放工资签名表、收据存根、移交清册、销毁清册、财务管理规定、计划、总结等。

二、归档要求

（一）归档的会计档案，务必齐全、完整、真实、准确、按问题、保管期限组卷毕、编制案卷目录、卷内目录并装盒加套。

（二）按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。

（三）装订时应注意调节成册的厚薄，以不超过200页为宜。每册封面要书写工整，编号清楚，加盖经办人印章。

三、归档时间与移交

（一）当年产生的会计材料、财务部门应于次年第一季度内立卷归档。

（二）当年财务档案，在会计年度终了后可暂由财务部门保管三年，期满后的翌年六月底前由财务部门的兼职档案员列出移交清单一式两份连同案卷移交综合档案室，经双方核对无误后签章，双方各留一份备查。

财会类档案归档范围和保管期限表

（一）CK11综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关财务会计工作的文件材料	永久
2	学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	永久
3	学校基金管理工作文件	短期
4	有关财务管理方面的其他文件材料	短期
5	会计移交清册	长期
6	财会档案移交保管清册	永久
7	财会档案销毁清册	长期

（二）CK12会计报表

序号	类目名称	保管期限
1	决算报表（含基建综合决算）	永久
2	预算会计报表	短期
3	年度以上规划表、分配计划、测算表	长期
4	年度以上各种统计报表（含工资报表）	长期
5	季度以下各种计划、统计报表	短期

（三）CK13会计帐簿

序号	类目名称	保管期限
1	涉及外事会计帐簿	永久
2	总帐	长期
3	预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）	短期
4	预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）	短期
5	学校专项基金帐簿	短期
6	日记帐其中：现金、银行存款日记帐	短期
6	日记帐其中：现金、银行存款日记帐	长期
7	固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）	短期

（四）CK14会计凭证

序号	类目名称	保管期限
1	涉及外事的会计凭证	永久
2	预算内各种原始凭证、记帐凭证	短期
3	预算外各种原始凭证、记帐帐单	短期
4	学校基金各种原始凭证、记帐凭证	短期
5	银行存款余额调节表	短期
6	会计拨款凭证及其他会计凭证	短期
7	银行对外帐单	短期
8	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	长期

第六节　学校仪器设备类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）仪器设备类综合文件材料：仪器设备的管理规章制度、计划、调查材料、购置计划及经费分配方案等。

（二）设备种类：汽车、速印机等单机2万元以上设备。

1.购置使用材料：申请购买设备的请求、批复、合同、来往文件、使用说明书、图纸、安装资料。

2.安装调试材料：装箱清单、技术质量证明书、合格证、试车运行记录、性能测定记录。

3.使用维护管理材料：修改图、设备维护使用规程、大修计划、设备报废、鉴定单及处理走向说明、重大设备事故报告等。

二、归档要求

(一)凡是归档的设备文件材料和图纸，必须齐全、系统，编制；图纸目录，图纸大小按（297X210cm）幅面组卷.

(二)组卷时将最能反映设备购置概况的文件和申购报告、批复、论证、投资、订购合同、验收报告等整理成卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排列。

三、归档时间

设备验收完毕投入使用后二个月内、引进设备为索赔期满后二个月归档。

仪器设备类档案保管期限表

（一）SB11综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件	长期
2	学校仪器、设备管理的规章制度	长期
3	设备工作计划、报告、总结、调查材料	长期
4	学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	长期
5	学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复	长期
6	学校仪器、设备业务工作的综合性统计表	长期

（二）SB12仪器设备项目

序号	类目名称	保管期限
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）	长期
2	上级或主管领导批复和准购批示	长期
3	定购合同（复印件）会谈纪要、记录等	长期
4	进口设备过程中有关的技术商务文件	长期
5	开箱记录及装箱单	长期
6	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单	长期
7	验收报告及文件材料	长期
8	索赔来往函件及结果文件	长期
9	设备说明书及全套随机文件材料	长期
10	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	长期
11	重大事故的调查分析与处理意见	长期
12	技术改造和开发过程中形成的技术材料	长期

第七节　学校声像类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）本院各时期领导班子成员和反映本院各时期历史面貌的照片、录像带、光盘。

（二）会议类（包括党员大会、各种专题会、表彰大会、重要纪念性会议、庆祝性会议）的照片、录像等。

（三）国家、省、市领导，知名人士来院视察活动及题词的照片、录像等。

（四）专业培训班、重要文体活动的照片、录像带等。

（五）本院荣获各种荣誉、称号、奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证书等形成的照片等。

二、归档要求

（一）声像材料必须清晰，必须是原件。

（二）声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、职务、内容，摄录者姓名。

（三）具有保存价值的声像材料，由摄录人在整理完成后三十天内向综合档案室移交，应将正片与底片对应夹好，并标明活动内容、时间、地点、领导人（职务）、摄录者（姓名）。

（四）移交声像档案者要填写移交清单一式两份，交接双方核对无误后签名，各留一份备查。

（五）声像档案的管理

1.声像档案由综合档案室集中统一管理，其任务上收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

2.声像档案由综合档案室按学校《档案综合管理分类方案》统一编号，按不同种类、载体进行组卷、编目、排列存放。

3.将荣誉（实物）档案实行登记和拍成照片管理，各部门保管的荣誉（实物）档案要定期清点，确保实物完好无损，于翌年第一季度前向综合档案室移交。移交前填写清单一式两份，双方核查无误后在清单上签名，各留一份备查。

学校声像类档案保管期限表（二级类目代号简表）

代号（SX）	类目名称	保管期限
12	照片重要的一般的	永久长期
13	录像带	永或长
14	录像带	永或长
15	幻灯片	永或长
16	磁盘	永或长
17	影视胶片	永或长
18	缩微胶片	永或长
19	光盘	永或长

学校声像类档案保管期限表

序号	类目名称	保管期限
1	国家、省、市领导来学校视察的照片、录音（录像）带（光盘）	永久
2	学校班子换届情况的照片、录像带（光盘）	永久
3	各种重大活动的照片、录像带（光盘）	永久
4	反映学校各个时期领导人及建设面貌的照片、录像带（光盘）	永久
5	来院涉外活动的照片：重要/一般	永久/长期
6	学校获国家、省、市颁发的奖旗、奖状、奖品、证书	永久

第八节　学校外事类档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。

（二）学校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，归档方式可存原件，或复印、影印件。境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品等，有保存价值的应归档，若不宜长久保存的，可存影印件和清单。

（三）归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

二、不归档的文件材料

（一）上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；

（二）未定稿的各种文件；

（三）未生效的合同、协议书；

（四）无查考利用价值的一般性、临时性函件；

（五）重份文件，校内各单位发来的文件；

（六）与校外单位交换来的材料。

三、归档要求

（一）与涉外活动有直接联系的各部门或个人，须按本部门或个人参与涉外活动的程序、形式，积累收集外事文件材料。一般的归档一份，重要的和经常使用的应酌加副本。

（二）归档的外事文件，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

（三）出境人员回校后，须在两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料整理交学校综合档案室。

（四）聘请境外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学、研究的院、系、所、中心，在任教、讲学、合作研究结束时，应将需归档的文件材料收集、整理，然后移交学校综合档案室。

（五）接待境外专家、学者来院访问和作学术报告的部门须将该归档的文件材料收集、整理后移交学校综合档案室。

四、立卷归档的原则

（一）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

（二）对来院、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

（三）外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件装订后装盒保管。

（四）幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

五、涉外活动形成的文件材料，相关部门两个月内应向综合档案室移交，外事档案在次年六月底前归档。

外事类档案归档范围和保管期限表

（一）WS11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于外事工作的文件材料	长期
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等	长期
3	外事工作统计报表等	永久
4	外事工作会议材料	长期
5	外事财务预算与计划	长期

（二）WS12 出国（境）

序号	类目名称	保管期限
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料	长期
2	国际学术会议论文	长期
3	投寄国外的学术论文	长期
4	出国（境）人员考察、访问材料	长期
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料	长期
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
7	国际比赛、竞赛	长期

（三）WS13 来校

序号	类目名称	保管期限
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来信函件	长期
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	长期
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	长期
5	国际比赛、竞赛	长期

（四）WS14 国际合作与会议

序号	类目名称	保管期限
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
2	学校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	长期
4	授予外籍人员名誉称号的材料	长期
5	双方互赠的礼品、纪念品	长期
6	国际会议的有关材料	长期