茂职院〔2018〕号
关于印发《茂名职业技术学院采购合同
履约和验收管理办法（试行）》的通知
各系（部）、机关各处（室）：
《茂名职业技术学院采购合同履约和验收管理办法（试行）》经学院2018年第22次院长办公会和学院党委会讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。
附件：《茂名职业技术学院采购合同履约和验收管理办法
（试行）》
茂名职业技术学院
2018年11月 日
附件
茂名职业技术学院
采购合同履约和验收管理办法（试行）
第一条 为规范学校采购履约验收行为，加强采购合同执行的监督管理，依据《茂名市政府采购合同履约和验收管理办法》、《茂名职业技术学院合同管理办法》等相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校采购货物、服务、零星工程的合同履约验收管理工作，适用本办法。
实行公开招投标的政府采购工程项目合同履约验收管理工作按照有关法律法规执行。
对于大型、复杂、或者采购金额在200万元（含）以上的采购合同，按《茂名市政府采购合同履约和验收管理办法》相关规定执行。
对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购项目，不适用本办法，其履约验收应按相关法律法规的规定执行。
第三条 本办法所指采购合同履约验收是指在学校采购合同履约和验收工作领导小组的领导下，组织履约验收工作小组，对供应商履行政府采购合同情况及结果进行验收，以确认其所提供货物、工程或服务是否符合采购合同约定标准和要求的活动。
第四条 学校采购合同履约和验收工作领导小组统一领导学校采购合同履约和验收工作，审议采购合同履约验收相关制度和流程，审查采购合同履约情况，处理采购合同纠纷以及验收过程中发现的问题，批准采购合同履约验收报告。
第五条 纪检监察审计部门为学校采购合同履约和验收工作的监督管理部门，负责按规定监督本办法执行情况并组织实施采购金额5万元（含）以上的合同履约验收及1万元（含）以上的质保金支付前核查工作，组织实施资产管理部门采购的金额在1万元（含）以上5万元以下的合同履约验收工作。
第六条 资产管理部门是采购合同履约的管理职能部门，负责监督、协调使用单位（部门）全面执行合同约定，实现合同目的，加强资产管理，维护学校利益，并负责组织实施1万元（含）以上、5万元以下的合同履约验收工作及1万元以下的采购合同质保金支付前核查工作。
第七条 使用单位（部门）是采购合同履约和验收管理的直接责任部门，使用单位（部门）负责人及其项目负责人负有监督供应商严格履行合同义务、全力维护我方合法权益的责任，并负责组织实施采购金额1万元以下的采购合同履约验收工作。
第八条 采购合同是学校采购项目履约验收及付款的依据。学校采购合同内容的确定应以采购计划及招投标（谈判、磋商、询价）文件和中标（成交）文件为基础，不得违背其实质性条款。
第九条 学校和供应商必须全面、准确、及时地履行采购合同。任何一方当事人均不得擅自变更、中止或终止采购合同。
采购合同继续履行将损害学校利益的，双方当事人应当变更、中止或终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
合同变更、中止或终止，由使用单位（部门）按《茂名职业技术学院合同管理办法》的规定办理。
供应商不得采取转包方式履行采购合同。
第十条 采购项目一般采用两个阶段验收，即到货验收和项目验收。简单整机且能单机现场调试、运行的项目，可同时安排到货验收和项目验收。
第十一条 对采购项目中的物资设备，使用单位（部门）必须根据项目的复杂程度，在货物到校7天内安排货物到货验收。开展货物到货验收时，货物使用单位（部门）项目负责人、货物供应商或施工方代表必须到场。
第十二条 货物到货验收按以下程序进行：
（一）以合同为依据，核对货物装箱单与合同货物清单是否相符。
（二）检查货物的内外包装是否完好，确保无破损、变形、碰撞创伤、雨水浸湿等情况，安全标志完好正常。
（三）检查货物及其附件外表有无残损、锈蚀、碰伤。
（四）按货物装箱单逐一清点主机及其附件的分类数量是否相符，主机和所附配件的型号、编号核对无误。
（五）检查随机资料如仪器设备说明书、操作规程、检修手册、产品合格证等完备情况。
（六）货物验收必须做好现场记录。
（七）发现异常情况，必须书面说明，拍照留据，以备必要时要求厂家或供应商更换或退货。
（八）参加货物验收的各方代表必须在验收记录和结果上签字。
（九）货物验收记录和结果报资产管理部门存档。
第十三条 货物到货验收合格，使用单位（部门）应当立即安排并协助供应商对设备进行装机、调试、试运行，或安排工程项目实施，并参与对各项技术性能指标、使用功能指标进行测试检查，确保设备、工程项目能符合合同约定的技术要求。有培训要求的项目，必须按合同要求落实人员培训，确保操作人员能熟练掌握仪器设备的操作。设备装机、调试、试运行一般必须在两个月内完成。
第十四条 供应商按照合同约定期限履行合同后，对具备试运行条件或采购合同约定试运行期限的项目，须经过不少于10个工作日的试运行或按照合同约定的试运行期限进行试运行。设备在试运行期间无故障正常运行的，试运行期结束后，使用单位（部门）应当填写供应商履约综合情况报告，并书面按权限向有关部门提出项目验收申请。
试运行发现问题的，使用单位（部门）应书面通知供应商限期整改，整改完成后再进行试运行，试运行正常（设备连续无故障正常运行10个工作日以上）后方可提出项目验收申请。
第十五条 使用单位（部门）接受供应商提交的试运行报告及项目验收申请后，使用单位（部门）负责人、项目负责人应对设备运行情况、项目实施情况、是否符合合同要求、是否同意组织项目验收签署具体意见，并按权限自行组织项目验收或报请资产管理部门、纪检监察审计部门组织验收。
第十六条 项目验收一般应自接受供应商验收申请之日起30日内完成，采购合同有约定的按照约定的时间组织完成。
第十七条 由纪检监察审计部门组织验收的项目，验收工作小组由使用单位（部门）项目负责人、资产管理部门代表、招标部门代表以及相关领域专家等不少于5人的单数组成。
验收工作小组组长由相关领域专家担任。
纪检监察审计部门代表全程监督和组织协调验收过程。
第十八条 由资产管理部门组织验收的项目，验收工作小组由使用单位（部门）项目负责人、资产管理部门代表等不少于3人的单数组成，必要时可邀请相关领域专家参加。验收工作小组组长由资产管理部门代表或相关领域专家担任。
第十九条 由使用单位（部门）组织验收的项目，验收工作小组由使用单位（部门）分管负责人、项目负责人、采购经手人之外的其他人员等不少于3人的单数组成。
第二十条 项目验收相关领域专家原则上由纪检监察审计部门在学校评审专家库中采用抽取的方式产生或经学校采购合同履约和验收工作小组组长批准邀请校外专家参与。专家抽取过程由财务部门代表进行监督。
第二十一条 验收人员应遵守政府采购法律法规有关的保密制度和回避制度。验收人员与供应商有利害关系的，应主动提出回避。曾参与验收项目评审的专家、采购招标经办的工作人员不得参与该合同的验收工作。
第二十二条 使用单位（部门）、资产管理部门、纪检监察审计部门收到验收申请后，根据工作安排确定验收时间，并由使用单位（部门）通知供应商在约定时间到达验收现场。供应商应该到达现场而不到达的，不予验收。
第二十三条 验收工作小组应在进行验收前熟悉项目情况，讨论确定验收方案及计划。
第二十四条 验收工作小组按以下程序组织项目验收：
（一）按照合同条款，供需双方就合同执行情况，设备装机、调试、试运行情况、项目实施情况作出陈述。
（二）将供应商提供的货物、工程或服务数量、质量、性能、技术参数、功能等与采购合同、采购文件、中标（成交）文件以及到货验收记录、试运行报告进行认真核对，现场全面检验工程完工情况、设备运行状况或货物、服务质量是否与合同、采购文件、中标（成交）文件要求一致，并安排现场测试。对有特殊要求的仪器设备，应审核有检测资质的第三方提供的验收测试报告。
（三）检查设备安装的安全质量标准是否符合要求。
（四）有培训要求的项目，操作人员必须完成培训计划，并能熟练掌握仪器设备的操作。
（五）项目验收必须认真做好现场记录。
（六）项目验收工作小组成员单独出具验收意见。
（七）验收组织单位（部门）根据验收工作小组成员的意见，形成项目验收报告，验收工作小组成员和各方代表签字确认。
第二十五条 若发现仪器设备或工程质量问题，验收工作小组应按以下原则提出具体的书面处理意见：
（一）若质量问题与合同没有严重冲突，仪器设备可正常使用、经重新调试后可以达到质量要求，验收工作组应在验收报告中提出具体整改意见，暂不通过验收。
（二）若质量问题与合同有较大冲突或与合同不符，但如果是使用单位（部门）急需、尚能满足使用要求、不影响使用安全且整改、更换成本过高的，如果供应商同意按双方协商结果或合同约定扣减合同金额或提供合理补偿、赔偿，双方签订补充协议，明确实际的质量标准、变更后的合同金额或补偿、赔偿标准并实际履行，验收结论按补充协议可定义为合格。
（三）若质量问题与合同有严重冲突或与合同不符，已不能满足用户的需要，验收工作小组应将验收结果定义为不合格。
第二十六条 对未能通过验收的项目，使用单位（部门）、资产管理部门应具体跟踪处理：
（一）对需要整改，暂不通过验收的项目，使用单位（部门）、资产管理部门应督促供应商根据整改意见限期整改。在使用单位（部门）确定整改合格后，重新申请项目验收。
（二）对定义为验收不合格的项目，经使用单位（部门）同意，可以要求供应商更换设备，重新安排项目实施和验收；或终止项目合同，要求供应商退货。
（三）使用单位（部门）、资产管理部门必须依据合同，负责追讨由此而造成的经济损失。
第二十七条 验收工作小组成员应坚持原则，客观公正地记录验收情况，独立提出验收意见，并对自己签认的验收意见负责。验收工作小组成员验收意见与事实不符，损害学校合法权益的；或者验收工作小组成员在验收中发现问题未及时反映，私自与供应商协商，损害学校合法权益的，应当承担相应的纪律或法律责任。
第二十八条 由使用单位（部门）组织验收的项目，可以采取简易验收程序，由验收工作小组成员在发票背面签名确认验收即可完成验收程序，可以不填写验收报告。属于固定资产的物资按程序进行固定资产报增。
资产管理部门组织验收的项目，验收报告报学校采购合同履约和验收工作领导小组审批，加盖学校公章后生效。验收报告报纪检监察审计部门备案。
纪检监察审计部门组织验收的项目，验收报告报学校采购合同履约和验收工作领导小组审批，加盖学校公章后生效。
第二十九条 财务管理部门以合格的验收报告及采购合同作为付款依据。
第三十条 在验收过程中，验收工作小组与供应商双方就采购合同内容、验收意见、整改意见发生争议，经协商无效的，应提交学校采购合同履约和验收工作领导小组进行复议。
供应商对复议结果不服的，按照采购合同约定的方法解决；采购合同没有约定的，按照合同法或者有关的法律法规予以解决。
第三十一条 在验收过程中，验收工作小组成员意见不一致时，应将不同意见形成书面材料，报学校采购合同履约和验收工作领导小组讨论裁决。
第三十二条 采购合同验收工作的专家劳务费用由学校承担，具体标准按照学校相关规定执行。
第三十三条 在质保期内，使用单位（部门）、资产管理部门应经常检查项目的质量、运行情况，做好相关检查记录。对需要维护、维修、更换、重做的，及时书面通知供应商进行维护、维修、更换、重做。供应商响应使用单位（部门）要求迟延或者不响应的，使用单位（部门）可按采购合同约定或学校相关规定自行处理，相关费用从质保金支付；质保金不足支付的，要求供应商补足；造成损失的，应追究供应商违约责任。
使用单位（部门）、资产管理部门发现履约供应商提供的货物、服务、工程存在质量问题，或者属于假冒伪劣产品等重大可疑情况的，以及履约供应商在维护、维修等售后服务方面违反合同约定或服务要求的，应及时以书面形式报学校采购合同履约和验收工作领导小组处理。
第三十四条 采购合同约定的质保金返还期限届满前一个月，使用单位（部门）应当按照本办法第四条的规定，提请负责组织核查的相关部门对货物、工程、服务的质量情况进行核查。核查的重点包括供应商提供的工程、货物或者服务的质量、运行情况以及供应商在维护、维修、更换、重做等售后服务方面履行合同约定的情况。核查发现问题，应及时联系供应商按合同质保要求履行相应义务。核查合格，才能按合同约定向供应商返还剩余质保金。
第三十五条 使用单位（部门）惰于履行职责，对处于质保期内的资产管理不到位，造成学校损失的，对责任单位和责任人员按学校相关规定进行问责或处分。
第三十六条 验收工作小组成员有下列情形之一的，有关部门应提请纪检监察审计部门处理；涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
（一）与供应商或其他采购相关人员、验收人员恶意串通的。
（二）收受供应商红包、宴请或者获取其他不正当利益的。
（三）监督检查中提供虚假情况的。
（四）法律法规和学校规章制度规定的其他情形。
第三十七条 本办法由学校授权纪检监察审计部门负责解释。
第三十八条 本办法自发布之日起施行，原《茂名职业技术学院采购合同履约和验收管理暂行办法》（茂职院〔2017〕112号）同时废止。
